Ryzyko działalności gospodarczej wydaje się być w obecnej sytuacji rynkowej nieuniknione i w zasadzie wszechobecne. Dotyka ono w mniejszym lub większym stopniu każdego przedsiębiorcy, niezależnie od branży w jakiej działa. Utrudnia mu dynamiczne rozwijanie przedsiębiorstwa, a czasami prowadzi do bankructwa.

Aby skutecznie wystrzegać się problemów z należnościami potrzeba: rozwagi podczas podejmowania decyzji biznesowych, ostrożności w prowadzeniu współpracy z nowymi klientami jak również monitorowania współpracy z obecnymi, co przejawiać się powinno wprowadzeniem i egzekwowaniem zasad postępowania z nimi.

Obowiązkowym stało się więc monitorowanie kontrahentów. Podstawowa weryfikacja powinna dotyczyć istnienia firmy na rynku i prawidłowości jej danych. Niejednokrotnie zdarza się, że poprzez proste czynności sprawdzające wykrywa się niesolidnych płatników, bądź nawet firmy nieistniejące czy też fałszywie podszywające się pod inne, dobrze prosperujące. Po uzyskaniu dokumentów rejestrowych potencjalnego kontrahenta, należy zweryfikować je z dostępnymi bazami internetowymi prowadzonymi przez GUS, KRS, CEIDG itp… Oprócz danych identyfikacyjnych firmy, znajdują się tam informacje dotyczące aktualnego statusu działalności, sposobu reprezentacji, czy osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań w imieniu spółki. Aby pracownicy naszych klientów nie musieli pamiętać wszystkich adresów internetowych tych serwisów, zgromadziliśmy je na naszej stronie w zakładce „DLA KLIENTA” http://www.gmconsulting.com.pl/dla_klienta.

Następnym krokiem w weryfikacji nowego klienta jest uzyskanie informacji na temat opinii, jaką posiada na rynku. Najstarszą, ale i bardzo skuteczną metodą jest prośba o kontakt do partnerów handlowych, którzy mogą udzielić referencji. Należy przy tym zwrócić uwagę, aby udzielały ich firmy o ugruntowanej pozycji na rynku. Dzięki temu jesteśmy w stanie uzyskać wiedzę na temat terminowości i rzetelności klienta. Dodatkowe informacje łatwo znajdziemy na forach internetowych. Są one często nacechowane bagażem emocjonalnym jednak stanowią dopełnienie obrazu potencjalnego klienta.

Weryfikując klientów, z którymi utrzymywana jest stała współpraca najkorzystniej jest wprowadzić obligatoryjność sprawdzenia w przypadku przekroczenia przyznanego limitu kupieckiego, jak również w przypadku każdorazowego przeterminowania płatności o określony czas np. o 30 dni. Czynności opisane powyżej należy rozszerzyć o sprawdzenie kontrahenta w istniejących rejestrach dłużników Biura Informacji Gospodarczej, przykładem może być Krajowy Rejestr Długów. Zgodnie z Ustawą z dnia 9 kwietnia 2010 roku o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz. U. Nr 50, poz.424), jest w nich publikowane zadłużenie, jakie posiadają zarówno przedsiębiorcy jak i konsumenci. Daje to pewien zarys sytuacji finansowej naszego kontrahenta. Jednak należy pamiętać, że mimo wzrastającej popularności tego typu baz, nadal nie zawierają pełnego obrazu zadłużenia klienta. Dlatego jeżeli w rejestrze znajduje się nawet mała kwota nasze doświadczenie wskazuje, iż w rzeczywistości należy spodziewać się o wiele większych problemów. Jeśli więc nasz kontrahent pojawia się w takiej bazie należy gruntownie sprawdzić klienta i podjąć decyzję, co do dalszej współpracy. W takich sytuacjach rekomendujemy wystąpienie z prośbą o zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS i US oraz, jeżeli wcześniej występowały opóźnienia w płatnościach, natychmiastowe zaprzestanie współpracy lub uzyskanie tzw. „twardego zabezpieczenia”. Temat ten rozwinę w następnych publikacjach.

Przy zawieraniu kontraktu o wysokiej wartości, warto dodatkowo poprosić o sprawozdania finansowe, zaświadczenia o niezaleganiu z ZUS i US,a także skorzystać z wyspecjalizowanych instytucji, firm oferujących kompleksowy wywiad gospodarczy wraz z zastosowaniem technik operacyjnych. Mimo, iż działania wywiadowcze to koszt około 2500 – 5000 zł, będzie on niewspółmierny do szkody wynikłej z powstania zobowiązania, które nie zostało później spłacone. W praktyce rynkowej występują bardzo różne sytuacje np.: niewiarygodność klienta bywa pozorna, a po gruntownym sprawdzeniu okazuje się, że warto zawrzeć z nim współpracę. W nawiązaniu do tej tematyki warto przytoczyć pewną sytuację, jako przykład. W ubiegłym roku do naszego mocodawcy – spółki z branży TSL, zgłosił się klient oferujący przewóz ładunków z Małopolski do Francji. Kwota kontraktu ustalona została na około 700 tyś zł netto – bardzo atrakcyjna cena, zleceniodawcą był podmiot z woj. dolnośląskiego – działalność gospodarcza osoby fizycznej zarejestrowana trzy tygodnie przed złożeniem zlecenia, firma nieznana. Co więcej, właścicielka firmy zlecającej transport była niezorientowana w specyfice przewozu. Dodatkowo warunkiem bezwzględnym było zachowanie tajności nadawcy względem odbiorcy, czyli po wyjeździe od nadawcy przewoźnik był zobligowany do wypisania nowych dokumentów przewozowych. Początkowo kontrakt budził duże wątpliwości. Podczas wykonywania działań wywiadowczych przez naszych inspektorów ustalono, iż faktycznie za firmą stała osoba, (rozpoznawalna i bardzo wiarygodna w środowisku), która z pewnych przyczyn nie mogła się ujawnić w czasie realizacji kontraktu, a ponieważ firma była nowa na rynku musiała zaproponować konkurencyjne warunki finansowe, aby w ogóle doszło do podjęcia rozmów. Bez wykonania opisanych czynności nasz mocodawca nie podjąłby się zlecenia. W konsekwencji był to najlepszy kontrakt zrealizowany przez niego w ciągu ostatniego roku, ponadto firmy nawiązały stałą współpracę. Koszt rzędu 3000 zł, jaki został poniesiony z tytułu ustaleń okazał się niewielki w porównaniu w osiągniętymi zyskami.

Kolejną kwestią w ramach zachowania bezpieczeństwa przepływów finansowych jest zachowanie staranności i dokładności w prowadzeniu dokumentacji handlowej. Najlepszym rozwiązaniem jest, aby bieżącą współpracę miedzy stronami regulowała umowa, która poza sferami operacyjnymi będzie także normowała kwestie takie jak: określenie limitów kredytowania oraz umożliwienie ich czasowego lub trwałego cofnięcia w przypadku pogorszenia się warunków finansowych kontrahenta. Jednak bezwzględnie należy pamiętać o formalnych aspektach zwierania umowy, które wydają się oczywiste, a pomimo to doświadczenie wskazuje, że są często niezachowywane. Umowa musi być podpisana przez osoby do tego upoważnione. Niestety, kiedy rozpoczyna się dochodzenie należności zbyt dużo jest spraw gdzie ten warunek został niedotrzymany. Elementem kolejnym jest wyznaczenie osoby, która w imieniu klienta będzie upoważniona do realizowania zamówień. Jest to zasadne ze względu na rotację pracowników przedsiębiorstw. W sytuacji, kiedy u klienta powstaną poważne problemy finansowe rozpoczyna się szukanie ułomności formalnych umowy, którą jest przede wszystkim zawarcie umowy z osobą nieupoważnioną. Innym często popełnianym błędem jest nieotrzymanie zgody na zawarcie umowy od współmałżonka przedsiębiorcy. Według doktryny prawa rodzinnego pozwala to skutecznie unikać egzekucji z majątku wspólnego.

Pisząc o skrupulatnie prowadzonej dokumentacji nie można zapominać, o jakości podpisów składanych przez strony na dokumentach takich jak WZ, PZ, itp… gdyż stanowią one podstawę do wystawienia faktury. Dostarczanie faktur VAT również powinno być poddane pewnym rygorom. Mimo, iż nie jest to wymóg obligatoryjny należy dopilnować, aby w przypadku odbioru osobistego odbiorca czytelnie podpisał fakturę wpisując na niej datę. Przeciwdziałać będzie to wszelkim wątpliwościom, co do tego, kto i kiedy odebrał fakturę. Tylko opatrzenie dokumentu imienną pieczątką odbiorcy dopuszcza możliwość jej parafowania. Faktury są także przesyłane i dostarczane kontrahentowi przez operatora pocztowego, a w oparciu o najnowsze orzecznictwo NSA ( Sygn.I FSK 1444/09), przez e-mail. W wyroku tym rozróżniono faktury elektroniczne i faktury papierowe, których dostarczanie odbywać może się również drogą elektroniczną bez umniejszania jej ważności.

Z kolei, jeżeli faktura doręczana jest drogą pocztową powinno się przesyłać ją za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, uniemożliwia to dłużnikowi uchylanie się od spełnienia zobowiązania. Zarchiwizowanie otrzymanej zwrotki pocztowej daje dodatkową możliwość dowodu w postępowaniu nakazowym i znacznie ułatwia drogę dochodzenia należności zgodnie z art. 485 par. 1 Kodeksu postępowania cywilnego. W przypadku nie spełnienia warunku udowodnienia okoliczności uzasadniających dochodzone żądanie dokumentem dołączonym do pozwu, pozostaje rozpoznanie w postępowaniu upominawczym, które jest trudniejsze i bardziej kosztowne.

Bezgotówkowe rozliczenia pomiędzy przedsiębiorcami niosą ze sobą znaczny stopień niepewności, jednak istnieje wiele możliwości zabezpieczenia swoich należności w takich transakcjach. Z pewnością metodą skuteczną, ale niestety możliwą do zastosowania w niewielkiej liczbie przypadków, jest unikanie ryzyka poprzez sprzedaż towaru wyłącznie za gotówkę. Innym ze sposobów zarządzania ryzykiem kredytu kupieckiego jest jego przetransferowanie na ubezpieczyciela, który uprzednio sprawdza, jakie są możliwości finansowe kontrahentów a w razie jego faktycznego wystąpienia zwraca środki pieniężne na zasadzie reasekuracji. Jest to jednak stosunkowo kosztowna metoda zabezpieczania należności, a w chwili obecnej ubezpieczyciele nie są skłonni ubezpieczać sprzedaży kierowanej do niektórych branż. Pozostaje więc kontrolować ryzyko samodzielnie poprzez dokładne sprawdzenie, z jaką firmą mamy zamiar zawrzeć kontakt. Już na początku należy przedstawić kontrahentom górną granicę, do jakiej sięgać może ich zadłużenie, czyli ustalić limit kredytu kupieckiego. Świadome zarządzanie tymi limitami musi być częścią standardów stosowanych wobec klientów. Poprzez sztywne zasady postępowania tj. zmniejszanie limitu kredytowego w przypadku, kiedy kontrahent nie wywiązuje się z warunków płatności oraz szczegółową weryfikację przy każdorazowym wniosku o podniesienie limitu, jesteśmy w stanie utrzymać względne bezpieczeństwo finansowe. Należy również pamiętać, iż przy gwałtownym zwiększeniu zakupów warto skontaktować się z klientem w sprawie ich powodów. Nigdy bowiem nie można wykluczyć, iż klient przewidując problemy finansowe realizuje zapasy wykorzystując nasz kapitał. Dlatego rozważając podniesienie limitu kredytowego należy brać pod uwagę zarówno terminowość płatności jak i poziom sprzedaży. Wyłącznie na tej podstawie, ustalić można pełny obraz współpracy z klientem.

Kolejnym elementem zarządzania należnościami i ograniczaniem ryzyka związanego z kredytem handlowym jest prowadzenie odpowiedniej polityki windykacyjnej firmy. W tym kontekście mówić można o optymalizacji procesu zarządzania należnościami. Jest to jednak zagadnienie bardzo obszerne i zostanie przybliżone już w kolejnych publikacjach.